Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.) am Standort Berlin

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

Ihre Aufgaben:

Liegenschaftsverwaltung:
- Verwaltung der Büroflächen
- Umzugsmanagement
- Prüfung von Mietverträgen
- Management externer Immobiliendienstleister
- Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen
- Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern
Einkauf und Bestellungen
- Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc.
- Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge
Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung
Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings
Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung
Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer)

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management
Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit
Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe
Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität
Führerschein Klasse B

Wir bieten:

Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team
Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben
Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert
Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen
Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations
Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten
Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen
Das Deutschlandticket als Jobticket
Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm.

Weitere Informationen:

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Office Manager (m/w/d).
Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Administration & Process Management und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert.

Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin in zentraler Lage. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf). Bitte geben Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungsschluss ist der 7. Dezember 2025.

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Über uns

Im Laufe der vergangenen sechs Jahrzehnte hat sich die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen hochrangige Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC weltweit Veranstaltungen zu verschiedenen Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report sowie andere Publikationen zu ausgewählten sicherheitspolitischen Herausforderungen. Mit all ihren Aktivitäten zielt die MSC darauf ab, Vertrauen zu fördern und zur friedlichen Beilegung von Konflikten beizutragen, indem sie einen anhaltenden, kuratierten und zugleich informellen Dialog innerhalb der internationalen Sicherheitsgemeinschaft ermöglicht.

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Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz gGmbH. Bitte füllen Sie das folgende kurze Formular aus. Sollten Sie Schwierigkeiten mit dem Upload Ihrer Daten haben, wende Sie sich gerne per Email an bewerbung@securityconference.org.